Ausgangslage
Im Rahmen des Programms «Digitaler Kanton» wird im Kanton Luzern die Basisinfrastruktur für ein erfolgreiches und bürgernahes e-Government geschaffen.
Ein Element dieser Basisinfrastruktur sind elektronische Formulare. Mittels Online- Formularen können Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen schnell und unkompliziert und unabhängig von Schalteröffnungszeiten mit den Behörden kommunizieren. Anliegen, Anträge oder Bestellungen werden dabei im Internet erfasst, Nachweisdokumente hochgeladen und sicher an die zuständige Behörde übermittelt. Um diese Anforderungen zu erfüllen, wird durch die Dienststelle Informatik für die Bevölkerung und die Unternehmen im Kanton Luzern eine zentrale, elektronische Formularlösung realisiert.
Zusätzlich zum Kundennutzen bringt diese Lösung die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse voran: Die übermittelten Gesuche und Anfragen werden direkt in die Fachapplikationen importiert und als neue Geschäftsfälle von den Fachspezialistinnen und Fachspezialisten in den Dienststellen weiterbearbeitet. Die manuelle Erfassung wird obsolet.
Gegenstand
Das Projekt umfasste die Beschaffung und Bereitstellung der Formular-Applikation in der E-Government-Umgebung sowie die Umsetzung und Inbetriebnahme von 20 Pilotformularen aus den Dienststellen inklusive Anbindung der zuständigen Fachapplikationen bis Herbst 2020. Zum Einsatz kommt die bewährte Formularlösung Aforms2Web.
Der Aufbau der Formular-Systeme erfolgte nach den Vorgaben der kantonalen NSP (Network Security Policy), die beim Design zwischen externen Zugriffen durch Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen und interner Verwendung durch die Dienststellen unterscheidet. Als Teil der E-Government-Infrastruktur des Kantons Luzern wurde die Lösung auf einen hochverfügbaren 7/24h-Betrieb vorbereitet.
Für die Anbindung der Formularlösung an die Fachapplikationen wird der im Kanton bestehende Enterprise Service Bus, eine BizTalk-Lösung, eingesetzt. Die Schnittstellen sind standardisiert, damit sie innerhalb derselben Fachapplikation wieder verwendet werden können.
Für einen einheitlichen Auftritt ist der Formular-Style-Guide nach unserem CI/CD entwickelt worden und bildet die systemische Basis für sämtliche kantonalen Formulare.
Neben der technischen Umsetzung der Formularlösung war die Schaffung der Akzeptanz für die Lösung bei den Fachspezialisten in den Dienststellen die wichtigste zu erfüllende Voraussetzung. Durch die Sammlung aller Kernprozesse mit den Dienststellen und der anschliessenden Bewertung des Digitalisierungspotentials wurden zahlreiche Pilot-Kandidaten ermittelt. Die Auswahl der Prozesse erfolgte durch die Dienststellen, die im Anschluss mit Unterstützung des Projektteams die Formularkonzepte erarbeiteten.
Während der Realisierungsphase wurden die Konzepte durch den Lieferanten der Formularlösung in Iterationen umgesetzt. Im Betrieb, wenn laufend weitere Formulare realisiert werden, steht der Lieferant nach wie vor zur Verfügung. Zusätzlich entsteht bei der Dienststelle Informatik das Know-How, um die Dienststellen bei der Implementierung von weiteren Formularen zu unterstützen. Für Dienststellen mit eigenen IT-Organisationen wird eine Formular-Designerschulung angeboten. So können sie künftig ihre Formulare selber erstellen und warten.